Här kan du läsa om hur det går till att söka resebidrag för deltagande vid internationella standardiseringsmöten. Du kan även läsa om inläsningsbidrag. Inläsningsbidrag kan sökas för både resor samt enbart digitala möten.
1. Anmäl intresse
I din svenska tekniska kommitté eller arbetsgrupp anmäler du intresse av att delta i ett internationellt möte.
Om ditt deltagande i mötet kan ske på ett effektivt sätt via webb-möte bör detta övervägas.
2. Ansök i god tid
Du ansöker om resebidrag via din ideella organisation hos SKA-rådet i god tid innan mötet. Dock senast en månad innan mötet om inte speciella skäl föreligger. En ansökan ska göras per resa med tydligt motiv för deltagande. Ansökningsblankett hittar du under Resebidrag på sidan Sök bidrag.
Blanketten skickas in av din ideella organisation med e-post till info@skaradet.se.
SKA-rådets bidrag följer statens regler för hur resekostnader ska ersättas. SKA-rådet bidrar med högst 50 000 kronor per deltagare och år.
OBS! Inga ansökningar godkänns efter att resan genomförts, utan ska vara SKA-rådet tillhanda senast en månad innan aktuell resa.
Ett beslutsbrev skickas oftast från SKA-rådet inom två veckor efter att ansökan mottagits.
Om två personer från samma organisation deltar i samma internationella möte kan bara en av dem få bidrag (rese- och/eller inläsningsbidrag). Det gäller oavsett om den ena deltar digitalt och den andra fysiskt eller båda deltar digitalt eller fysiskt. Ansökningarna behandlas och beslutas i den ordning de kommer in.
3. Beställ och betala
Du beställer och betalar själv biljetter och hotell när du fått beskedet om att din ansökan godkänts.
Resa i samband med internationella möten ska genomföras kostnadseffektivt. Resan ska därför planeras och beställas i god tid, tåg bör av miljöskäl övervägas där det är möjligt. Resa till mötesorten bör ske samma dag eller dagen före mötet och resa från mötesorten i så nära anslutning till mötets avslutande som möjligt. I de fall en resa till internationellt möte kombineras med privat resa kan detta godkännas om resan/biljetten inte kostar mer än den skulle ha gjort om du rest i direkt anslutning till mötet. Inget traktamente utgår för denna tid och du står själv för de kostnader som uppstår i form av till exempel kost och logi.
4. Skicka in reseräkning och rapport
Rekvisition inklusive rese- och mötesrapport och ev. kvitton ska skickas till SKA-rådet inom två månader efter genomförd resa. Kom ihåg att rekvisition och rese- och mötesrapport ska skrivas under!
På rekvisitionen tas biljett- och hotellkostnader, traktamente enligt skatteverkets regler för skattefria traktamenten, eventuella övriga transportkostnader upp, samt organisationens bankkonto som pengarna ska betalas ut till.
OBS! Alla kostnader ska styrkas med alla underlag för samtliga belopp.
Blanketterna för rese- och mötesrapport och rekvisition hittar du under Rekvisition på sidan Sök bidrag.
5. Kolla utlandstraktamentet
Reglerna för utlandstraktamenten hittar du på Skatteverkets webbplats
Där finns även en förteckning över hur stora utlandstraktamentena är på olika resmål: Traktamente per land.
OBS: Notera att skattefritt traktamente endast betalas ut vid övernattning enligt regelverket. (Blir du bjuden på lunch eller middag i samband med mötet eller om frukost ingår i hotellpriset ska du göra måltidsavdrag med 15 % av traktamentsbeloppet för landet för frukost och 30% för lunch eller middag).
6. Inläsningsbidrag
Utöver reseersättning kan den organisation du representerar rekvirera ett inläsningsbidrag för ditt deltagande som svensk användarrepresentant för internationella digitala och fysiska möten.
Rekvisitionen för inläsningsbidraget bifogas beslutsbrevet från SKA-rådet. Den ska undertecknas av firmatecknare för den organisation du representerar och skickas av organisationen till SKA-rådet.
Utbetalning sker till organisationen som rekvirerat bidraget efter att SKA-rådet godkänt din reseräkning. Organisationen ersätter sedan i sin tur dig, enligt överenskommelse, och kan göra eventuella avdrag för exempelvis moms, sociala avgifter, skatt och administration.
Inläsningsbidraget på 5 000 kr vid deltagande i internationella möten utbetalas till organisationen förutsatt att rekvisitionen för bidraget skickats till rådet. Deltagare har möjlighet att söka maximalt 5 inläsningsbidrag per år. Undantag kan göras för fler bidrag om särskilda skäl föreligger.
OBS! Inga ansökningar godkänns efter att mötet genomförts, utan ska vara SKA-rådet tillhanda senast en månad innan aktuellt möte. Ansökningsblankett hittar du på sidan Sök bidrag.
Efter mötet ska du fylla i och skriva under blanketten Rese- och mötesrapport. Ansökningsblankett hittar du på sidan Sök bidrag.
